經營主體登記檔案管理辦法
經營主體登記檔案管理辦法
(2025年2月10日國家市場監督管理總局、國家檔案局令第96號公布 自2025年3月20日起施行)
第一條為了加強經營主體登記檔案的規范化管理，有效保護和利用經營主體登記檔案，充分發揮其在促進和服務社會經濟發展中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》《中華人民共和國市場主體登記管理條例》等法律法規，制定本辦法。
第二條本辦法所稱經營主體登記檔案(以下簡稱登記檔案)，是指承擔經營主體登記工作的部門(以下稱登記機關)依法在經營主體登記注冊過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。
第三條登記檔案管理堅持統一標準、分級管理、集中保管原則。
國家市場監督管理總局主管全國登記檔案管理工作，制定登記檔案管理制度，推進登記檔案管理標準化、規范化，指導地方登記機關依法有序開展登記檔案管理工作。
縣級以上登記機關負責本級登記檔案管理工作，依法履行登記檔案管理職責。
各級檔案主管部門依法對登記檔案工作進行監督、指導和檢查。
第四條登記檔案包括依法登記注冊的公司、非公司企業法人及其分支機構，個人獨資企業、合伙企業及其分支機構，農民專業合作社(聯合社)及其分支機構，個體工商戶，外國公司分支機構和法律、行政法規規定的其他經營主體的登記檔案。
第五條登記檔案歸檔范圍包括經營主體在登記、備案等過程中形成的下列文件材料：
(一)經營主體向登記機關提交的申請材料;
(二)登記機關作出登記決定時出具的審核文件;
(三)股權出質登記材料、法院協助執行通知書等其他材料。
具體文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表由國家市場監督管理總局另行制定。
第六條登記檔案的整理遵循一戶一檔、一檔多卷的原則，主要包括組卷、排列、編頁、編目、編號、裝訂、裝盒等。立卷時應當確保文件材料齊全，圖文字跡清晰，格式標準統一，遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。
登記檔案歸檔時應當按照《中華人民共和國居民身份證法》《中華人民共和國個人信息保護法》等法律規定，對涉及個人身份信息的頁面進行專門標注或者處理，做好個人信息保護。
登記機關內分設經營主體登記機構和檔案管理機構的，應當做好歸檔文件材料的移交工作。
第七條登記機關應當加強登記檔案基礎設施建設，配置適宜安全保存登記檔案的庫房，配備防盜、防火、防水等必要設施和登記檔案管理所需的工作設備。
登記機關應當完善登記檔案管理制度，建立健全登記檔案安全工作機制，配備登記檔案管理工作人員，提高登記檔案安全應急處置能力。
第八條登記機關委托第三方開展登記檔案整理、寄存和數字化等工作的，應當嚴格審核服務提供方業務能力，嚴格控制登記檔案服務外包范圍，嚴格執行服務外包標準規范，加強登記檔案服務外包安全管理。
第九條經營主體存續期間，登記檔案應當持續保存。經營主體注銷后，登記檔案保管期限一般為20年，自其注銷之日起計算。經營主體因被合并而注銷的，其登記檔案并入合并后的經營主體的登記檔案。
第十條登記機關應當定期對保管期限屆滿的登記檔案進行鑒定，經鑒定需要銷毀的登記檔案，應當按照國家有關規定銷毀。經鑒定仍有保存價值的登記檔案，登記機關應當重新劃定保管期限并作出標注，其中具有永久保存價值的，經與同級國家綜合檔案館協商同意后可以向其移交。
第十一條登記機關通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸、存儲的登記或者備案材料，符合國家電子檔案管理要求的，可以以電子形式歸檔和移交，不再以紙質形式歸檔和移交。法律、行政法規另有規定的除外。
電子登記檔案和傳統載體登記檔案具有同等法律效力，可以以電子形式作為憑證使用。
第十二條電子登記文件歸檔一般采用在線實時歸檔方式，不具備在線歸檔條件的，可以采用離線歸檔方式。離線歸檔應當在登記事項辦理完畢后的六十日內完成。
電子登記文件歸檔格式應當符合國家標準規范，并且通用、開放、不綁定軟硬件。
第十三條國家市場監督管理總局應當推進登記檔案信息資源共享一體化服務平臺建設，推動登記檔案信息資源跨區域、跨部門共享利用。
各級登記機關應當加強登記檔案管理信息化建設，以統一社會信用代碼為索引，推動登記檔案電子化、影像化，保障電子登記檔案、紙質登記檔案數字化副本的安全保存和有效利用。
各級登記機關應當做好本級電子登記檔案管理工作，確保電子登記檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，并做好數據備份。
第十四條經營主體因變更住所(主要經營場所、經營場所)、主體類型等原因需要遷移登記檔案的，應當在遷入新住所(主要經營場所、經營場所)前，向遷入地登記機關申請辦理變更登記、遷入登記檔案。
遷入地登記機關認為可以遷入的，應當向遷出地登記機關開具遷入調檔函，申請人無需向遷出地登記機關提出登記檔案遷出申請。
遷出地登記機關應當自收到遷入調檔函之日起三十日內將所有登記檔案移交遷入地登記機關。遷入地、遷出地登記機關不得限制、妨礙登記檔案的遷移，法律、行政法規規定不得遷移的情形除外。
第十五條遷入地登記機關和遷出地登記機關應當就登記檔案遷移做好對接。遷出地登記機關移交登記檔案時應當編制登記檔案移交清單，列明移交登記檔案的名稱、卷號、時間、頁碼、形式等內容，加蓋遷出地登記機關公章或者檔案管理專用印章。遷入地登記機關接收登記檔案后，應當根據移交清單清點核對登記檔案，在移交清單上加蓋遷入地登記機關公章或者檔案管理專用印章后，送交遷出地登記機關。
第十六條移交紙質登記檔案的，遷出地登記機關應當通過專人送取、掛號信或者中國郵政特快專遞的方式將登記檔案移交至遷入地登記機關，不得交由經營主體自行攜帶。郵寄移交時應當對登記檔案資料進行密封并加蓋遷出地登記機關公章或者檔案管理專用印章。
移交電子登記檔案的，遷出地登記機關要將登記檔案的全部電子數據遷移至遷入地登記機關。電子登記檔案無法實現數據對接的，遷出地登記機關應當打印遷移的紙質登記檔案并加蓋登記機關公章或者檔案管理專用印章，按照紙質登記檔案移交要求移交至遷入地登記機關。遷出地登記機關應當留存遷出經營主體的電子登記檔案備查。
遷出地登記機關應當加強和遷入地登記機關的聯系、配合，跟蹤、掌握登記檔案遷移情況。
第十七條登記機關應當持續優化登記檔案遷移程序，加快登記檔案遷移數據共享、信息聯通，推行登記檔案遷移網上辦理。
遷入地登記機關可以通過網絡調閱登記檔案的，遷移期間經營主體可以直接在遷入地登記機關辦理登記業務。
第十八條登記機關應當依法提供登記檔案查詢服務，維護登記檔案的完整與安全，便于社會各方面利用。
第十九條公安機關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察機關、審計機關等根據工作需要依法查詢與本機關職責相關的登記檔案，查詢人員應當出具所在機關公函或者相關文書，以及本人的有效工作證件。
第二十條相關公民、法人或者其他組織可以根據自身生產經營、工作生活需要，向登記機關申請查詢下列登記檔案：
(一)經營主體可以查詢自身的登記檔案;
(二)經營主體有效登記在冊的相關人員，包括公司的法定代表人、有限責任公司和非上市股份有限公司股東、非公司企業法人的法定代表人和出資人、農民專業合作社(聯合社)的法定代表人和成員，合伙企業合伙人、個人獨資企業投資人、個體工商戶經營者、各類分支機構的負責人等，可以查詢其個人任職或者出資的經營主體的登記檔案;
(三)受當事人委托的律師可以查詢與其受委托事項相關的登記檔案;
(四)公證、仲裁、司法鑒定等機構可以查詢與其工作內容相關的登記檔案;
(五)破產管理人可以查詢其負責破產清算經營主體的登記檔案。
有關檔案查詢申請不符合法律、法規、規章規定，或者可能危害國家安全、社會公共利益的，登記機關不予查詢并說明理由。
登記機關作出登記決定時出具的審核文件，僅限公安機關、國家安全機關、檢察機關、審判機關、紀檢監察機關、審計機關等辦理涉及登記機關的案件時進行查閱。
第二十一條登記檔案信息實行實名查詢，查詢人員應當出具本人有效身份證件并配合登記機關核驗身份信息。
申請查詢登記檔案，應當提交查詢檔案申請表以及以下材料：
(一)經營主體指定的查詢人員應當出具經營主體的授權委托書或者有效介紹信，以及加蓋公章的營業執照復印件或者電子營業執照，未刻制公章的個體工商戶提交由經營者簽名的營業執照復印件或者電子營業執照;
(二)經營主體有效登記在冊的相關人員查詢、查閱個人任職或者出資的經營主體的登記檔案，應當出具合法有效的主體資格文件，非上市股份有限公司股東還應當出示股票憑證或者股東名冊等能表明其資格的文件;
(三)律師應當出具本人的執業證書、載明其承辦法律事務具體信息的律師事務所證明以及查詢承諾書;
(四)公證、仲裁等機構工作人員應當出具所在機構證明以及本人執業證件;司法鑒定機構工作人員應當出具有關單位委托其鑒定的委托書、加蓋鑒定機構公章的介紹信或者公函;
(五)破產管理人指定的查詢人員應當出具破產管理人的授權委托書、人民法院破產案件受理裁定書以及指定管理人決定書。
第二十二條登記機關應當為社會提供登記檔案記載的登記事項信息查詢服務。任何組織和個人均可以向登記機關申請查詢登記事項信息。
登記機關應當根據申請人的需要在登記事項信息查詢結果上加蓋檔案查詢專用章。
第二十三條鼓勵登記機關加快推進登記檔案電子化，實現以登記檔案數字化副本代替原件，提供互聯網自助查詢、下載服務。
通過互聯網自助查詢登記檔案的，按照本辦法第十九條、第二十條、第二十一條的規定執行。
第二十四條登記檔案數字化副本應當為符合國家標準的版式文件，與原件內容保持一致，逐頁加載登記機關相關標識或者檔案查詢電子印章，逐頁標注查詢人員相關信息水印標識，防止副本被非法利用。
相關登記檔案數字化副本已經加載登記機關相關標識或者檔案查詢電子印章的，下載后可自行打印使用，打印文件無需另行加蓋相關印章。
第二十五條查詢人不得以不正當方式獲取、利用登記檔案或者牟取不正當利益。
前款所稱不正當方式包括但不限于提交虛假材料或者采取其他欺詐手段隱瞞重要事實申請查詢登記檔案。
查詢登記檔案，不得在案卷上修改、涂抹、標注，不得拆取、損毀或者違規抄錄、公布、帶離登記檔案資料。
第二十六條登記檔案內容涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私和個人信息等內容的，其保管和利用應當按照國家有關規定辦理。
登記機關應當加強對相關資料文件或者信息的分類保管和利用，遵守國家有關規定。
第二十七條行政機關和法律、法規授權的具有管理公共事務職能的組織違反《中華人民共和國反壟斷法》《公平競爭審查條例》等法律法規規章的規定，限制、妨礙經營主體登記檔案遷移的，應當依法予以處理。
第二十八條登記檔案管理部門工作人員有下列行為之一，縣級以上登記檔案管理部門可以對直接責任人員和負有管理責任的主管人員依法依規給予處分;涉嫌犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。
(一)丟失登記檔案的;
(二)違規提供、抄錄、復制登記檔案的;
(三)買賣或者非法轉讓登記檔案的;
(四)篡改、損毀、偽造或者擅自銷毀登記檔案的;
(五)將登記檔案出賣、贈送給外國人或者外國組織的;
(六)不按規定歸檔或者不按期移交登記檔案，被責令改正而拒不改正的;
(七)不按規定向社會提供利用登記檔案的;
(八)明知登記檔案存在安全隱患而不采取補救措施，造成登記檔案損毀、滅失，或者存在安全隱患逾期未整改的;
(九)發生登記檔案安全事故后，不采取搶救措施或者隱瞞不報、拒絕調查的;
(十)玩忽職守，造成登記檔案損毀、遺失的;
(十一)其他依法應當給予處分的行為。
相關組織和個人在查閱和利用登記檔案時，故意造成登記檔案丟失、損毀，或者有其他損害登記檔案實體和信息安全的行為，涉嫌犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。
第二十九條各省、自治區、直轄市和新疆生產建設兵團市場監督管理部門可以根據本辦法，結合當地實際情況，制定本地區的具體實施細則。
第三十條外國企業常駐代表機構的登記檔案管理參照本辦法執行。
第三十一條本辦法自2025年3月20日起施行。
